FAS, plate-forme pour la capture et la gestion électronique des données
Les solutions Digital Pen and Paper de Kayentis reposent sur la plate-forme FAS (Forms Automation System) associée à la technologie de trame Anoto. Elles révolutionnent la collecte et le traitement des données sur les formulaires papier sans modification majeure du formulaire existant :
• Efficacité : FAS permet d’économiser du temps et de l’argent en accélérant le traitement des données et en réduisant considérablement les frais de traitement habituels.
• Simplicité : Aussi facile à utiliser qu’un stylo et du papier, FAS simplifie le traitement des données.
• Intégration fluide : FAS s’adapte facilement aux systèmes d’information existants. Cette plate-forme permet de fusionner les formulaires et des informations issues d’applicatifs métiers, pour une impression personnalisée à la demande.
Concevoir les formulaires de saisie de données
En y intégrant les zones de texte ou d’illustration et les zones de saisie (cases à cocher, peignes, échelles analogiques numériques, texte libre) devant faire l’objet de contrôle, une fois la collecte de données effectuée.
Imprimer, depuis l’imprimante personnelle jusqu’à la rotative
Lors de l’impression, une trame invisible à l’œil nu est déposée sur le support papier (papier ordinaire). Cette trame « signe » chaque feuille de manière unique et lui permet d’être « lue » par le stylo.
De manière à s’adapter aux exigences opérationnelles, deux modes d’impression existent : impression à la demande sur une imprimante laser « standard », pour répondre à des besoins individuels limités et impression centralisée pour répondre aux besoins de grande quantité (une solution unique et exclusive a été mise au point avec 3 sociétés en France et 1 aux Etats-Unis).
Capturer les données manuscrites avec un STYLO NUMERIQUE
Le stylo numérique fonctionne comme un stylo traditionnel. L’encre déposée sur la feuille est photographiée (75 images/seconde), numérisée, et stockée dans le stylo (mémoire de 200 pages). Lors du transfert, les données sont cryptées (20 ko / page) puis transmises vers le serveur gestionnaire de la plate-forme FAS. Seuls les déplacements du stylo relativement à la feuille sont transmis, ceci dans le but d’assurer la confidentialité des échanges.
Gérer l’intégration et flux de données
Cœur du système développé par Kayentis, l’application FAS gère l’ensemble des flux entrants (collecte des "encres numériques") et sortants (génération et impression des formulaires) afin d’en extraire le contenu sous forme de caractères reconnus à partir d’écritures libres (cursive) ou formatées (zones prédéfinies).
Organiser les données pour les rendre accessibles et utilisables
Le dernier module de la suite logicielle intégrée par Kayentis est en charge de la restitution des données : il transfère les données issues de FAS (Images et Données) vers le système d’informations de l’entreprise, et ce, en conformité avec les procédures de connexion et d’authentification des acteurs, tout comme les procédures de consultation, modification et archivage des données.
FORMS : une solution collaborative multi-sectorielle
S’appuyant sur la plate-forme FAS, FORMS est une solution de collecte de données manuscrites à valeur probante dans des environnements soumis à de fortes contraintes de partage, sécurité et conformité réglementaire. Elle allie le meilleur de ce que le monde physique et le monde numérique peuvent offrir : le mode de recueil de données le plus facile pour les utilisateurs (stylo & papier) allié à tous les avantages de la gestion électronique de données.
Solution en mode SaaS, FORMS s’articule autour de deux composantes : la technologie Digital Pen and Paper rendant le papier communicant et un portail web sécurisé proposant le partage et le traitement de données.
Véritable solution collaborative, FORMS offre tout d’abord des fonctionnalités de workflow à plusieurs niveaux :
• Import de données pour le pré-remplissage des formulaires
• Ecriture par plusieurs profils sur les formulaires numériques et remontée des informations en temps réel
• Confirmation/correction des données
D’autre part, l’application offre tous les avantages d’une solution électronique de recueil des données :
• Mise à disposition des données en temps réel (image des formulaires papiers saisis avec le stylo numérique), via un portail web
• Portail web sécurisé accessible par tous les intervenants autorisés : gestion de différents profils via login et mots de passe
• Indexation des formulaires (grâce à l’unicité de la trame et aux fonctionnalités de pré-remplissage), stockage et archivage.
• Horodatage précis des données
• Fonctionnalités de traçabilité : qui écrit quoi, comment, quand et sur quel document ?
• Contrôle de bonne exécution et de cohérence des données avec génération d’alertes (email, sms…)
• Capacités d’export des données en utilisant des web services, afin de générer des fichiers au format souhaité (XML, Excel,…) ou de les intégrer à des applications métiers (ERP ou autres)
Et ce, tout en réduisant de façon drastique les coûts liés au process de collecte de données manuscrites à valeur probante en face à face.
D.L.I.S: Plateforme de gestion des faits techniques
DLIS (Digital Logbook Information System) est une plateforme dédiée à la gestion de données de maintenance et de faits techniques.
Cette solution optimise les contrôles qualité poussés effectués sur les chaînes de montage où les défauts ou problèmes doivent être détectés, traités et corrigés le plus rapidement possible afin de respecter les délais de livraison.
L'offre D.L.I.S.
• Une application permettant de remonter en temps réel les données de maintenance et faits techniques via des formulaires (liste de pièces, feuilles de retouche)
• Un portail métier permettant de :
- Contrôler l’avancement du matériel : visualisation du stade et de l’état des formulaires via les images affichées ou des listes récapitulatives
- Consulter les alertes émises et récapitulées pour chaque type de formulaire
- Consulter la synthèse des défauts calculée pour chaque stade à partir des feuilles de retouches remontées et validées
D.L.I.S. apporte ainsi des réponses concrètes :
• Aux exigences de suivi en temps réel
• A la nécessité de fournir un outil de recueil de données intuitif et universel nécessitant peu de formation spécifique
• A la nécessité de se conformer aux pratiques professionnelles en offrant la possibilité de travailler hors connexion, dans des environnements sévères ou difficiles d’accès et en respectant la mobilité des équipes
• A la nécessité d’échanger des informations entre les techniciens sur le terrain et la Direction Industrielle
• A l’obligation de conserver les documents comme valeur probante (conformité réglementaire)
• Aux besoins de traçabilité des acteurs et des processus associés
Cette application est une plateforme de gestion des formulaires qui a pour objectif de répondre aux problématiques de l’ensemble des acteurs intervenant dans un process de contrôle de production mais également de favoriser les échanges entre ces derniers. En outre, les tableaux de bord sont une véritable aide à la décision pour d’éventuelles actions correctives et/ou conservatoires.
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